Организация производит компенсационную выплату при увольнении по соглашению сторон. Кроме того, сотрудники организации используют личный автотранспорт в служебных целях, а организация выплачивает им компенсацию за пользование автомобилем и прочие затраты на их содержание (в частности на ГСМ).

Могут ли данные расходы организации быть учтены в целях налогообложения прибыли?

ОТВЕТ

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Затраты на выплату выходного пособия в связи с расторжением трудового договора по соглашению сторон организация вправе включить в расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, если такие пособия и их размеры установлены трудовым договором (соглашением к трудовому договору) или коллективным договором.

Затраты на содержание автотранспорта организация вправе включить в расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, на основании авансовых отчетов сотрудников при наличии подтверждающих расходы документов.

Обоснование вывода:

Компенсации при увольнении

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Расторжение трудового договора по соглашению сторон является одним из оснований прекращения трудового договора (п. 1 части первой ст. 77 ТК РФ). Гарантии и компенсации работникам, связанные с расторжением трудового договора, установлены в главе 27 ТК РФ.

Выплата выходного пособия установлена ст. 178 ТК РФ, в которой определен порядок выплаты пособия в ряде случаев расторжения трудового договора, предусмотренных ТК РФ.

Обращаем внимание, что особый порядок выплаты пособия в случае расторжения трудового договора по соглашению сторон этой статьей не определен. При этом ст. 178 ТК РФ установлено, что трудовым договором или коллективным договором могут предусматриваться другие случаи выплаты выходных пособий, а также устанавливаться повышенные размеры выходных пособий. Следовательно, в трудовом или коллективном договоре может быть предусмотрена выплата пособия при расторжении трудового договора по соглашению сторон.

При этом согласно части 3 ст. 57 ТК РФ, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо условия, эти условия могут быть определены отдельным приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (смотрите письма Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/188, от 14.03.2011 N 03-03-06/2/40, от 07.10.2010 N 03-03-06/1/639, от 09.07.2010 N 03-03-06/4/66, УФНС России по г. Москве от 01.11.2011 N 16-15/105705@).

По мнению Минфина России и налоговых органов, при расторжении трудового договора по основаниям, не предусмотренным ст. 178 ТК РФ, выплата выходного пособия, предусмотренная трудовым и (или) коллективным договором, а также дополнительным соглашением к трудовому договору, может быть учтена в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Таким образом, затраты на выплату выходного пособия в связи с расторжением трудового договора по соглашению сторон организация вправе включить в расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, если такие пособия и их размеры установлены трудовым договором (соглашением к трудовому договору) или коллективным договором.

В ином случае учесть такие расходы в целях налогообложения прибыли не представляется возможным.

Расходы на содержание автотранспорта

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и другого). Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Обращаем Ваше внимание, что в данной статье говорится только о расходах на компенсацию за использование личных автомобилей сотрудников для служебных поездок.

Учесть в составе расходов по оплате труда компенсационные выплаты за содержание автомобилей организации в соответствии со ст. 255 НК РФ также не представляется возможным, так как разделом VII части третьей ТК РФ подобные компенсации не предусмотрены.

Поскольку транспортные средства находятся в собственности организации и используются для производственных целей, то расходы на бензин и техобслуживание являются расходами организации. Возместить стоимость указанных затрат сотрудникам организация может на основании утвержденных руководителем авансовых отчетов (форма N АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Отметим, что в общем случае АО-1 применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. В рассматриваемой ситуации организация не выдает деньги на оплату расходов, поэтому возместить сотрудникам расходы можно и на основании заявления с приложением оправдательных документов. Однако, учитывая норму пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ о том, что датой признания расходов на содержание служебного транспорта является дата утверждения авансового отчета, все же следует составить АО-1 и приложить к нему документы, свидетельствующие о понесенных затратах.

НК РФ не содержит конкретного перечня расходов на содержание служебного транспорта и требований о нормировании таких расходов. Нормируются для целей налогообложения прибыли только расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92).

В рассматриваемой ситуации автомобили принадлежат организации. Следовательно, расходы на содержание служебных автомобилей можно учесть в расходах при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения.

К расходам на содержание служебного автотранспорта относятся, в частности, расходы на ГСМ, расходы на техобслуживание и ремонт (смотрите письма Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-06/1/844, от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649).

Расходы организации на приобретение ГСМ могут учитываться также в составе материальных расходов в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в зависимости от назначения используемого транспорта (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 13.04.2007 N 20-12/035154). Так, согласно п. 4 ст. 252 НК РФ, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты. Конкретный порядок учета рассматриваемых расходов следует закрепить в учетной политике для целей налогового учета (ст. 313 НК РФ).

Затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы автомобиля определяются исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения (смотрите письмо Минфина России от 13.02.2007 N 03-03-06/1/81)).

В отношении организации налогового учета расходов на содержание служебного автотранспорта, принимаемых для целей налогообложения прибыли, глава 25 НК РФ не предусматривает особенности оформления и формирования первичных документов.

В целях налогообложения в качестве первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебного автотранспорта, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для учета указанных затрат (в частности, путевые листы, талоны на ГСМ, кассовые чеки, акты выполненных ремонтных работ и т.п.). Данное мнение высказано в письме Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1.

Таким образом, для списания ГСМ в качестве подтверждающих документов используются путевые листы, документы об оплате топлива или авансовые отчеты, если топливо приобреталось за наличный расчет через подотчетное лицо, приказы руководителя организации, утверждающие нормы расхода топлива, акты о списании материальных запасов.

Основным документом для учета использования ГСМ являются путевые листы, которые обосновывают данные расходы, подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.

Типовая форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Типовые межотраслевые формы применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями. При этом приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152) утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Организации, не относящиеся к транспортным, могут разработать собственную форму путевого листа с учетом требований Приказа N 152 и обязательных реквизитов, указанных в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (смотрите письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

По мнению Минфина России, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля все налогоплательщики должны учитывать Методические рекомендации "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р. А в отношении автомобилей, для которых такие нормы данным документом не утверждены, рекомендуется руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина России от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61, от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67, от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57).

Однако существует и противоположная точка зрения.

Так, согласно письму УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007 для целей налогообложения прибыли принимаются затраты организации на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и цен на его приобретение, а также расходы на его обслуживание и ремонт.

ВАС РФ в определении от 14.08.2008 N 9586/08 отметил, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов горюче-смазочных материалов в целях налогообложения прибыли, соответственно, фактически произведенные затраты на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Таким образом, расходы в виде стоимости израсходованного бензина учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании путевых листов.

Документальным подтверждением расходов на техобслуживание при оплате данных услуг наличными денежными средствами являются чеки ККТ, товарные чеки, квитанции, бланки строгой отчетности, выдаваемые в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", заказы - наряды.

В письме УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007 указано, что подтверждение для целей налогообложения прибыли услуг по обслуживанию автомобиля (включая его мойку) также может быть подтверждено чеком ККТ и (или) заверенным должным образом мягким (товарным) чеком. При этом в чеке, помимо прочих реквизитов, должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер автомобиля, который был обслужен.

Для организаций, применяющих метод начисления, моментом признания расходов на содержание служебного автотранспорта в целях налогообложения прибыли является дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

• Энциклопедия хозяйственных ситуаций. Расходы на содержание служебного транспорта (подготовлено экспертами компании "Гарант");
• Энциклопедия хозяйственных ситуаций. Списание горюче-смазочных материалов (подготовлено экспертами компании "Гарант").

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья